フリーランスエンジニアの経費｜手取りへの影響を4つの区分で見積もる方法

フリーランスエンジニアの経費は、売上に一律の割合を掛けて見積もることができません。経費の額は働き方と買い物の時期で大きく変わり、エンジニアに限った割合を示す公的な統計も確認できなかったからです。かわりに、支出を4つの区分に分けると、手取りへの影響を自分の数字で計算できます。

この記事は、フリーランスエンジニアの単価相場を調べて独立や案件を検討している人が、経費の扱いで年間の残りがどう変わるかを知るためのものです。手取り全体の計算は単価と手取りの記事で扱うので、ここでは経費の行だけを詳しく見ます。制度の記述は国税庁のタックスアンサー（令和8年4月1日現在の法令に基づく内容）で確かめましたが、個々の支出を経費にできるかは税理士か税務署に確認してください。

経費の平均を探しても自分の答えにならない

「経費は売上の何割か」という問いには、平均で答えないほうが安全です。自宅で完結して仕事をする人と、作業場所を借り、機材を頻繁に更新する人では、同じ単価でも経費の額が大きく違います。さらに、高額な機材を買った年とそうでない年で、同じ人でも数字が動きます。

市場の水準として案件サイトの提示単価を見ることはできますが、そこに並ぶのは掲載時点の募集額で、契約後に受け取る報酬ではありません。そして、どの数字を出発点にしても、そこに誰かの経費の割合を掛けて自分の残りを出すことはできません。経費の構成は人によって違います。独立前で実績がなければ、次の節以降の区分ごとに年額を書き出すほうが確かです。

もし人の話を参考にするなら、割合ではなく項目を聞いてください。「何に年いくら使っているか」が分かれば、自分に必要なものかどうかを判断できます。割合は、自分の数字を出した後に、前年と比べる目的で使うものです。

支出を4つの区分に分ける

経費の見積もりは、次の4区分に分けると整理できます。国税庁の案内を、エンジニアの支出に当てはめやすい形にまとめたものです。

例に挙げた支出も、自動的に経費になるわけではありません。同じ支出でも、仕事に使ったことを説明できるかどうかで扱いが分かれます。業務と私用の両方に使うサブスクリプションは、「そのまま計上」ではなく「按分する」の区分で考えることになります。

技術書や勉強会の費用も同様です。参加中の案件に関わる学習なのか、まったく別の興味なのかで説明が変わります。迷うものは、その時点で金額と用途を記録しておき、申告の前にまとめて税理士に確認してください。記録がない状態で後から思い出して集計すると、説明も計算も難しくなります。

自宅を仕事に使う費用は根拠を先に決める

自宅で働くエンジニアが最も悩むのが、家賃や電気代、通信費です。これらは家事と業務の両方に関わる「家事関連費」にあたります。国税庁の案内では、取引の記録などに基づいて、業務の遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる金額に限って必要経費になるとされています。

ここで押さえたいのは、「何割までなら大丈夫」という割合の公式な目安が示されているわけではないことです。必要なのは割合そのものではなく、その割合になった根拠です。たとえば次のような考え方で、どの基準を使ったかを記録します。

この表は計算の例で、認められる方法を保証するものではありません。部屋を家族と共有している、寝室の机で作業しているといった場合は、面積だけで説明しにくくなります。回線やクラウドのアカウントなど、最初から業務用に分けられるものは分けておくと、按分の説明そのものが不要になります。

持ち家の場合は考える項目が変わり、住宅ローンの利息や固定資産税をどう扱うかという問題になります。国税庁の案内では、固定資産税は業務用の部分だけが必要経費の対象です。これから住宅の購入を考える人は、フリーランスの住宅ローンの記事も確認してください。

機材は購入額によって計上する年が変わる

パソコンのような機材は、「買った年に全額」とは限りません。経費の額が同じでも、計上する年が変わると、その年の税金や保険料の計算の基礎が変わります。国税庁の案内（No.2100）では、取得価額によって次のように区分されています。

取得価額に消費税を含めるかどうかは経理の方式で変わるため、税込の価格だけで区分を判断すると誤ることがあります。特例を使えるかどうかは、取得の時期や申告の種類によります。買う前に区分を確かめると、年末に慌てて判断せずに済みます。

たとえば、年末に機材を買えば今年の税金が下がるという話は、そのままでは当てはまりません。国税庁の案内では、業務に使い始めた年分の必要経費と説明されています。届いただけで使っていない機材は、この条件から外れる可能性があります。必要のない更新をすると現金が減るだけなので、機材の更新は案件の必要性で決めてください。

経費と控除を混ぜて集計しない

見積もりで間違えやすいのが、経費と控除の混同です。経費は事業の所得を計算するときに実際の支出を引くもの、控除は支出とは別の計算上の差し引きで、多くは所得が出た後に引くもので、計算する場所が違います（青色申告特別控除だけは所得の計算の段階です）。

中小機構は、小規模企業共済の掛金を事業の必要経費に算入できないと案内しています。将来のための積立は控除の対象になることがあっても、経費ではありません。保険や年金の制度は国民健康保険の記事と年金と退職金の記事で扱います。

青色申告特別控除は、現金が出ていかないのに所得を下げるという点で、経費とは性質が異なります。控除額は記帳の方法や提出の方法で変わり、複式簿記での記帳やe-Taxでの提出などが要件に関わります。新たに青色申告を始める場合は、申請の期限が定められています。その年の1月16日以後に業務を始めた場合は開始から2か月以内、すでに業務を行っている場合はその年の3月15日までです。

手取りへの影響は支出額の全額ではない

経費が手取りに与える影響は、支出額そのものから、軽くなった税金と保険料を引いた分です。式にすると次のようになります。

手取りの減少 ＝ 経費 E − 経費 E によって軽くなった税金と保険料

たとえば、業務に必要な機材を買えば、所得が減るので所得税と住民税の基礎が下がり、市区町村によっては国民健康保険料の所得に応じた部分も変わります。一方で、国民年金保険料は所得で変わる計算ではないので、経費を増やしても下がりません。軽くなる割合は人によって違うため、この記事では一律の率を示しません。国税庁の確定申告書等作成コーナーで、経費を入れた場合と入れない場合の2通りを試算すると確かめられます。

この式から分かるのは、経費は「買ったほうが得」にはならないということです。業務に必要なら軽減はありがたい効果ですが、必要でない支出は、どのような税率でも手元の金額を減らします。

逆に、必要な経費を入れ忘れると、本来より多くの税金を払うことになります。経費の管理の目的は、支出を増やすことではなく、必要な支出を漏らさないことです。次のような小さな支出は、記録がないと年間で抜けやすくなります。

1. クラウドや開発ツールの少額の月額料金
2. 案件の打ち合わせや常駐先への交通費
3. 請求書の発行や送付、振込に関わる費用
4. 会計や申告を依頼した費用

家族に支払うお金は経費にならないことがある

家族の協力を得ているエンジニアほど、この点を確かめてください。国税庁の案内では、生計を一にする親族に払う地代や家賃、給与などは原則として必要経費になりません。家族の所有する家で働き、家賃を渡しているから経費になるとは限らないということです。

例外として、青色申告者の青色事業専従者給与のように要件を満たす場合の扱いが定められていますが、届出や実際に業務に従事しているかなどが関わります。事務を少し手伝ってもらう程度でも当てはまるとは考えないでください。家族が関わるお金は判断が複雑なので、金額を決める前に税理士に確認してください。

なお、生計が別の家族に支払う場合など、状況によって扱いが変わることがあります。他の人の例をそのまま当てはめず、自分の家族の状況を伝えて確認することが必要です。

独立1年目は別の計算にする

経費の見積もりは、独立1年目とそれ以降で分けて作ってください。1年目は機材の購入や環境の準備に支出が偏りやすく、減価償却の対象にならなければ、その年の経費が大きくなることがあります。この数字を基準にすると、2年目以降の経費を多く見積もりすぎます。

次の順に2列の表を作ると、1年目だけの支出と毎年の支出が分かれます。

1. 毎月の固定費を、ツール、通信、作業場所ごとに書き出す
2. 年払いの費用を、年額のまま1行にまとめる
3. 機材の更新を、取得価額と買い替えの時期で分ける
4. 独立の準備にだけかかる支出を別の列に分ける
5. 税理士や会計ソフトの費用を加える

作った表は、単価と手取りの記事の経費の行に入れてください。前の年の実績ができたら、見積もりを実績に置き換えます。1年分の領収書がなくても、銀行とカードの明細から業務の支出を拾えば、最初の見直しはできます。

独立前の人で、機材を会社の貸与品に頼っていた場合は、案件ごとに端末が貸与されるかも確かめてください。常駐や貸与の案件では、機材の負担が小さくなる一方、業務用として自分で持つ必要のあるものが残ることもあります。契約書や面談で確認すれば、見積もりの精度が上がります。

正社員と比べるときに入れる経費

正社員の年収と比べるときは、会社が払ってくれていた費用が自分の負担に変わる点を計算に入れます。パソコン、開発ツール、通信、書籍、研修など、これまで会社の費用で使えていたものが対象です。勤務先の制度を書き出すと、独立後に新しく出ていくものだけが残ります。

診断モデルでは、実務6〜9年、上場・大手、東京、スコア70の条件で、正社員を 686〜805万円、業務委託を 926〜1,087万円 と置いています。これは統計ではなくモデルの推定で、経費や保障の負担を個別に引いた後の手取りでもありません。

経費の分だけ両者の差の見え方が変わるので、比べるときは業務委託と正社員の年収換算の補正も使ってください。今の働き方を続ける判断も含めて比べることで、単価の見た目の差だけで決めずに済みます。

第三者に説明できる形で記録を残す

経費の説明で大切なのは、金額を減らすことではなく、後から第三者に説明できる形で残すことです。国税庁の案内では、青色申告の帳簿や書類は原則として7年間、一部の書類は5年間の保存が必要とされています。白色申告の場合の扱いなど、詳しい保存の条件は国税庁の資料で確かめてください。

保存しておきたいのは領収書だけではありません。業務との関係が分かるように、次のような記録を一緒に残します。

出張や打ち合わせに関わる飲食のように、私用と紛らわしい支出は特に注意が必要です。業務との関係を説明できないものは、無理に計上しないほうが後の負担が小さくなります。判断に迷った支出は、申告の前に確認してください。

この記事の説明が当てはまらないケース

この記事は、個人事業主として事業所得を申告するエンジニアを想定しています。法人を設立している場合は、経費の考え方に加えて役員報酬なども関わるので、法人化のタイミングの記事を確認してください。会社員の副業で雑所得として申告する場合は、帳簿や書類の条件が異なることがあるので、副業の確定申告の記事を確認してください。

制度は改正されます。少額減価償却資産の特例の期限と価額は、この記事の時点の国税庁の案内に基づくもので、将来変わる可能性があります。また、例に挙げた支出は考え方の例であり、経費として認められることを保証するものではありません。フリーランス案件の平均単価は掲載時の提示額の平均で、推定レンジは診断モデルの計算です。

経費を見積もる前の最終チェック

• 他人の経費の割合ではなく、自分の支出を項目ごとに書き出した
• 支出を4区分に分けた
• 按分する費用の根拠を記録した
• 機材の取得価額と使い始める時期を確認した
• 保険料、年金、共済を経費と混ぜていない
• 独立1年目だけの支出を分けた
• 家族に支払う費用を税理士に確認した
• 判断に迷う支出を申告の前に確認した

経費を自分の数字にできたら、手取りの見積もりは一段と確かになります。正社員としての推定レンジと並べるには、次の診断を使えます。